فنُّ الإدارة..الحلقة 10 بقلم د.أحلام الحسن إستشارية إدارة الأعمال و الموارد بشرية The Art of Management .. Episode 10 by Dr. Ahlam Al Hassan Consulting Business and Human Resources

سجلُ الموظف .. وهو بما يسمى أيضًا بدفتر الموارد البشرية وهو نظامٌ يقوم على إدارته مدير رواتب الموظفين
ووجوده من ضروريات أيّة مؤسسةٍ تجاريةً كانت أو حكومية .. فلكلّ موظفٍ سجله الخاص به .. ولهذا السّجل أُسسٌ وقواعد يقوم عليها السّجل .. ويتمّ تحديثه أو إضافة معلومةٍ جديدةٍ عليه كلما استجدّت معلومةٌ عن الموظف .

من أهم الأساسيات والضّروريات لهذا السّجل أو هذا الدّفتر توفّر الآتي : 1 / وجودُ الموظّف الأمين والنّزيه والحاضر الذّهن الذي يقوم على إدخال البيانات الخاصة بالموظف مع بدء تعينه وكلما دعت الضرورة دونما إجحافٍ في حقّ الموظف ودونما إجحافٍ في حقّ المؤسسة .. مع الإحتفاظ بالسّرية التّامة وعدم الإطّلاع عليها إلاّ من قِبلِ الإدارة العامّة والموظف القائم عليها .

2- الإحتفاظ بالمعلومات الخّاصة بكلّ موظفٍ في سجله الخاص مع الرقم السكاني وعنوانه ورقم هاتفه والمسمّى الوظيفي وتأريخه الدّراسي والوظيفي والبريد الإلكتروني ونسخةٍ من الهوية .

3- تسجيل نوعية الوظيفة هل هي دائمة أو بعقدٍ يُجدد بعد انتهائه .. وهل الموظّف من المواطنين أو الوافدين أو المستعارين .

4- تسجيل الوضع الصّحي وما يعاني منه الموظف .. وعدد أيام تغيّبه عن العمل .. وهل تلك الأيام تجاوزت الحدّ الأقصى للإجازات المرضية .

5- يحقّ لدائرة الرّواتب رفع الأمر في حالة تقصير الموظّف للمدير العام في إدارة الموارد البشرية .

6 – حفظ بيانات فريق العمل كاملة ” إن كان ثمّة عملٍ مشترك ” .. ومدى نسبة نجاح فريق العمل . 7- تسجيل إداء أفراد فريق العمل فردًا فردا .

8 – إعداد كشوفات رواتب الموظفين وخصم الضّمان الإجتماعي وخصومات الغياب التي لم يقم الموظف بتقديم العذر الموثوق والرّسمي المصدر .

9 – تسجيل نسبة زيادة الرّاتب والحوافز المادية والتّرقيات التي حصل عليها الموظف مع ذكر الأسباب التي استحقّ عليها التّرقية والحوافز وحفظ المستندات الخاصة بذلك .

10- تسجيل الإشعارات والتّنويهات التي قد أُبلغ الموظّف بها والتي ذات علاقةٍ براتبه ومسماه الوظيفي . المصدر : كتاب ” فنّ الإدارة ” لكاتبة الحلقات
حقوق الطّبع محفوظة

The employee’s record, which is also called the human resources book, which is managed by the director of staff salaries
And the existence of the necessities of any commercial institution or government .. Each employee has his own record .. This record bases and rules based on the registry .. It is updated or add new information whenever the information about the employee.

One of the most important and essential elements of this record or book is to provide the following: 1. The presence of the honest, honest and present employee who is based on entering the employee’s data with the start of his appointment and whenever necessary without prejudice to the employee’s right and without prejudice to the institution’s right. Shall be reviewed only by the public administration and the employee based thereon.

Keep information for each employee in his / her own register with the population number, address, phone number, job title, academic and job history, e-mail, and a copy of identity.

3 – Registration of the quality of the job Is it permanent or renewed contract after completion .. Is the employee of the citizens or expatriates or alias.

4 – Record the health situation and what the employee suffers .. And the number of days absent from work .. Have those days exceeded the maximum sick leave.

The Salary Department shall have the right to raise the order in the case of the failure of the employee to the Director General in the Department of Human Resources.

Keeping the team’s data complete “if there is joint work” and how successful the team is. 7. Record the performance of the team members individually.

8 – Preparation of employee payroll statements, social security deduction and deductions of absence that the employee did not provide the authoritative excuse and official source.

9 – Recording the rate of salary increase, physical incentives and promotions received by the employee with the reasons for promotion and incentives and the preservation of the relevant documents.

Recording notices and notices that the employee has been informed about and related to his salary and job title. Source: “The Art of Management” by the author of the episodes
All rights reserved